Yeni Kurulan Şirketler İçin Vekillik Hizmeti Nasıl Planlanır?

Yeni kurulan bir şirket için ilk yıl, hem en yoğun hem de fikri mülkiyet hatalarının en kolay yapıldığı dönemdir. Vekillik hizmetini tek seferlik bir marka başvurusu olarak değil, kuruluştan yıl sonuna uzanan bir plan olarak düşünmek, bütçeyi de zamanı da daha verimli kullanmanızı sağlar.

Kuruluş haftaları: unvan, marka ve alan adı aynı masada

İki kurucu, kuru meyve ve kuruyemişten atıştırmalık barlar üretecek bir şirket kuruyor. Ticaret siciline başvuru için bir unvan seçmişler, ürün için ise başka bir ad düşünüyorlar. İlk hata burada yapılır: unvan tescilinin ürün adını koruduğu sanılır. Oysa ticaret unvanı, şirketin resmî adıdır ve sicilde kayıtlı olması, aynı ya da benzer bir adın başka biri tarafından marka olarak kullanılmasını tek başına engellemez. Bu nedenle kuruluş aşamasında vekille yapılacak ilk görüşmenin konusu, unvan ile ürün adı arasındaki ilişkiyi netleştirmek ve ürün adının marka olarak korunabilirliğini sınamaktır.

Aynı görüşmede alan adı ve sosyal medya kullanıcı adları da ele alınmalıdır. Ürün adı için bir ön araştırma yapılır; sonuç olumluysa marka başvurusu, alan adı kaydı ve kullanıcı adlarının alınması aynı günlerde tamamlanır. Kurucular kuruluştan önce ürün adını kendi şahısları adına başvuruya konu ettiyse, bu başvurunun şirkete devri de planlanmalıdır. Vekil, bu aşamada şirketin faaliyet alanına göre hangi sınıfların öncelikli olduğunu belirler: atıştırmalık barlar için ürünün niteliğine göre ilgili gıda sınıfı, ileride kafe açılması düşünülüyorsa 43. sınıf gibi. Her şirketin önceliği farklıdır; plan, somut iş modelinin kendi koşullarına göre kurulmalıdır.

Ürün piyasaya çıkarken: ambalaj, tasarım ve yayın takibi

Ambalaj tasarımı bir ajansa ya da serbest çalışan bir tasarımcıya yaptırılıyorsa, tasarım sözleşmesinin vekille birlikte okunması bu dönemin en önemli işlerinden biridir. Logo ve ambalaj üzerindeki mali haklar, yazılı bir sözleşmeyle ve haklar tek tek sayılarak devredilmedikçe tasarımcıda kalır. Atıştırmalık bar örneğinde, ambalajın ön yüzündeki meyve illüstrasyonları ayrı bir çizere yaptırıldıysa, o çizerle de ayrı bir devir sözleşmesi gerekir. Ambalajın kendine özgü bir şekli veya deseni varsa, tasarım tescili de gündeme gelebilir. Tasarım başvurusunun, ürün kamuya sunulmadan önce yapılması yenilik değerlendirmesi açısından önemlidir; hangi sürenin geçerli olduğu somut durumda vekille teyit edilmelidir. Tasarımı fuarda veya sosyal medyada erkenden paylaşmak, sonradan yapılacak başvuruyu zora sokabilir.

Marka başvurusu yapıldıktan sonra başvuru, resmî bültende yayımlanır ve üçüncü kişilere 2 ay içinde itiraz imkânı tanınır. Bu dönemde bir itiraz gelirse, vekilin görüş hazırlaması ve şirketi bilgilendirmesi gerekir. Aynı şekilde, başkalarının yayımlanan başvuruları arasında şirketin markasına benzeyenler varsa, şirketin de itiraz hakkı doğar. Yeni bir şirket için bu takip, kurucuların gündelik iş yükü arasında kolayca gözden kaçacağından, genellikle vekilin izleme hizmetiyle ve düzenli bilgilendirmeyle sağlanır. Ürün lansmanı ile başvurunun yayın dönemi çakışıyorsa, bu durum pazarlama ekibiyle önceden konuşulmalı ve olası bir itirazın lansman planını nasıl etkileyeceği değerlendirilmelidir.

İlk büyüme dönemi: sözleşmeler ve yeni pazarlar

Şirket ilk satışlarını yapmaya başladığında yeni ilişkiler kurulur: üretimi dışarıya veren bir fason üretici, ürünü satacak bayiler, sosyal medyada tanıtım yapacak içerik üreticileri. Bu sözleşmelerin her birinde markanın nasıl kullanılacağı, ürün görsellerinin kime ait olduğu ve ilişki bittiğinde neyin iade edileceği yazılmalıdır. Fason üretim sözleşmesinde, üreticinin aynı tarifi veya ambalajı başka bir müşteri için kullanmaması ve markayı kendi adına başvuruya konu etmemesi özellikle önemlidir. Bayilik sözleşmelerinde bayinin markayı tabelasında ve sosyal medya hesabında nasıl kullanacağı da yazılmalıdır. Vekil, bu sözleşmelerin fikri mülkiyet hükümlerini gözden geçirerek şirketin haklarını korumaya yardımcı olur.

Yurt dışı satış düşünülüyorsa, rüçhan hakkı devreye girer: Türkiye'deki ilk marka başvurusundan itibaren 6 ay içinde yapılacak yurt dışı başvurularda, Türkiye başvurusunun tarihi esas alınabilir. Bu süre, yeni bir şirket için hedef pazarları netleştirmek açısından değerli bir düşünme alanı sunar. Vekil, bu dönemde hedef ülkeler için ön araştırma yapılmasını, başvuru yolunun seçilmesini ve yurt dışındaki yerel vekillerle koordinasyonu üstlenir. Yerel vekillerin ücret teklifleri de şirkete önceden iletilmeli ve onay alınmadan işlem başlatılmamalıdır. Bütçe sınırlıysa, önce en öncelikli pazar için başvuru yapmak, diğerlerini satışların seyrine göre planlamak mantıklı bir yaklaşımdır.

Vekille çalışmanın çerçevesi: kapsam, rapor ve ücret

İlk yıl için vekille yapılacak anlaşmada hangi işlerin kapsama girdiği açıkça yazılmalıdır: ön araştırma, başvuru, yayın takibi, itirazlara cevap, izleme hizmeti, sözleşme incelemesi ve yurt dışı koordinasyonu gibi. Her kalemin ayrı mı, yoksa bir paket içinde mi ücretlendirileceği ve resmî ücretlerin vekil ücretinden ayrı olarak nasıl yansıtılacağı netleştirilmelidir. Güncel resmî ücret tutarları ilgili kurumun tarifesinden teyit edilmelidir. Acil durumlarda, örneğin bir itiraza cevap süresinin daralması hâlinde, vekilin hangi işlemleri önceden onay almadan yapabileceği de kararlaştırılabilir. Bu şeffaflık, şirketin bütçe planlamasını kolaylaştırır ve yıl içinde beklenmedik fatura sürprizlerini önler.

Raporlama düzeni de baştan kararlaştırılmalıdır. Yeni bir şirket için sade bir tablo yeterlidir: hangi başvuru hangi aşamada, yaklaşan önemli tarihler neler ve şirketten beklenen kararlar hangileri? Vekille kimin iletişim kuracağı, onayların hangi kanaldan ve hangi biçimde verileceği de belirlenmelidir; kurucuların ikisinin farklı talimatlar vermesi, süreçleri aksatabilir. Atıştırmalık bar şirketinde, kurucular üretimden sorumlu olanın mı yoksa pazarlamadan sorumlu olanın mı vekille görüşeceğini ilk toplantıda kararlaştırabilir. Yıl sonunda yapılacak kısa bir değerlendirme toplantısı, ilk yılın deneyimini bir sonraki yılın planına dönüştürür. Bu çerçeve, vekillik hizmetini dağınık işlemler yerine şirketin büyümesiyle uyumlu bir sürece çevirir.

İlk yılın planı, sonraki yılların temelidir

Yeni bir şirketin fikri mülkiyet ihtiyaçları kuruluştan yıl sonuna kadar adım adım ortaya çıkar. Unvan, marka ve alan adı kararlarını birlikte vermek, ürün piyasaya çıkmadan başvuruyu yapmak, tasarım ve tedarik sözleşmelerinde hakları güvenceye almak ve vekille çalışmanın kapsamını baştan netleştirmek, ilk yılın karmaşasını düzenli bir sürece dönüştürür. Bu plan, şirket büyüdükçe genişletilebilecek sağlam bir temel oluşturur. İlk yılın sonunda elinizde, hangi hakların nerede durduğunu gösteren düzenli bir dosya bulunur.

Sıkça Sorulan Sorular

Ticaret unvanım tescilli, ayrıca marka başvurusu yapmam gerekir mi?

Evet, çoğu durumda gerekir. Ticaret unvanı şirketin resmî adıdır ve sicilde kayıtlı olması, aynı ya da benzer bir adın başkası tarafından marka olarak kullanılmasını tek başına engellemez. Ürün veya hizmet adınızı korumak için ayrıca marka başvurusu yapılmalıdır.

Yeni şirket için ilk marka başvurusu ne zaman yapılmalı?

İdeal olarak ürün piyasaya çıkmadan ve tanıtım başlamadan önce yapılmalıdır. Başvurudan önce ön araştırma yapılması, adın kullanılabilir ve tescil edilebilir olup olmadığını gösterir. Alan adı ve sosyal medya kullanıcı adlarının da aynı dönemde alınması önerilir.

Vekillik ücretine resmî ücretler dahil mi?

Bu, vekille yapılan anlaşmaya ve seçilen hizmet paketine bağlıdır. Resmî ücretler ile vekil ücreti farklı kalemlerdir ve her birinin faturaya nasıl yansıtılacağı anlaşmada açıkça yazılmalıdır; güncel resmî ücret tutarları, başvuru öncesinde ilgili kurumun yayımladığı tarifeden teyit edilmelidir.